پایگاه خبری جامعه خبر/ سید هادی کسایی زاده: بگذارید با جمله متاسفانه آغاز کنم. متاسفانه در کشور تعریف درستی از روابط عمومی وجود ندارد و مدیران روابط عمومی ها تا 90 درصد غیر متخصص و اگر هم متخصص هستند به روز نبوده و این جایگاه را تخریب کرده اند. البته انجمن هایی هم به اسم روابط عمومی وجود دارد که بیشتر به شوخی می ماند و برای هم جایزه و نوشابه باز می کنند اما آنها هم عملا در روابط عمومی نسبت به روابط عمومی های موفق شرکت ها و نهادهای مهم جهان هیچ هستند.

بگذارید پله پله در مورد وظایف روابط عمومی توضیح دهم

تعریف روابط عمومی| روابط عمومی مغز متفکر- گوش شنوا- چشم بینا- زبان گویا- دست اجرا- قلب پویا- موتور حرکت و شخصیت یک سازمان است.  روابط عمومي موفق، نه، «توجيه گر»است، نه «تبيين گر»، بلكه «تحليل گر» است.

مشخصات مدیر روابط عمومی| یک مدیر روابط عمومی باید فردی عالم و متخصص- متعهد- دارای فنون ارتباطات- خلاق- صبور- هنرمند- آن لاین و به روز- بدون تعصب سیاسی- بدون حب و بغض- رئوف- اهل کار گروهی- محرم اسرار- مورد اعتماد سازمان- شجاع- اهل ریسک- قانونمند- منظم- با سلیقه- نقد پذیر- صادق- دارای بینش و نگرش و یک مدیر باشد.

وظایف روابط عمومی حرفه ای|

*حضور در تمامی جلسات سازمانی (جلسات مهم خود مدیر و درجه ۲ نماینده روابط عمومی) مدیر روابط عمومی باید تمامی مطالب جلسات را مستند سازی و آرشیو کند. نکته دیگر اینکه مدیر روابط عمومی باید و موظف است نکات مهم جلسه اعم از پیشنهادات و انتقادات و مصوبات را در آرشیو الکترونیکی روابط عمومی سازمان ثبت کند.

*|حضور در تمامی جلسات برون سازمانی داخلی و خارجی (روابط عمومی باید طبق برنامه همیشه با رئیس و معاونین سازمان در جلسات برون سازمانی همراه باشد. یعنی مثل سایه باید مدیران را تعقیب کند چون او آینه تمام نمای یک سازمان است. شاید بتوان گفت مدیر روابط عمومی شبه رئیس سازمان است برای همین در پست های دولتی عنوان مشاور می گیرند. این حساسیت و حضور موجب می شود هم در آرشیو اسنادی و هم در برنامه ریزی روابط عمومی تمامی اطلاعات را داشته باشد آن وقت می تواند در تمامی جلسات نقش مشاور امین و متخصص با اطلاعات را ایفا کند.  

*|ارتباط با مدیران و مسئولان مرتبط با سازمان (مدیر روابط عمومی بعنوان مشاور رئیس سازمان باید آنقدر قدرت و جایگاه داشته باشد تا بتواند با ارتباطات درست و قانونی در جهت توسعه اهداف سازمان قدم بردارد. تصور نکنید که فقط وظیفه رئیس سازمان یا معاون سازمان است تا با مقامات و مسئولان مرتبط شوند چراکه این ارتباط در وظایف روابط عمومی ها هم تعریف شده است.

*|مدیر روابط عمومی باید تمامی تحرکات اعم از مکاتبات اداری- مصوبات- گزارش ها- برنامه ها- طرح ها- سفرها- جلسات کوچک- گفتگوها- رایزنی ها- ارتباطات و … دفاتر و بخش های سازمان را هر روز در اختیار داشته باشد.

*|ارتباط با رسانه ها (روابط عمومی باید بدون هیچگونه بغض سیاسی با تمامی رسانه ها اعم از داخلی و خارجی مجوزدار ارتباط داشته باشد. این ارتباط در چند بخش تقسیم می شود. ارتباط با خبرنگاران حوزه تخصصی سازمان مطبوع- ارتباط با دبیران و سردبیردان رسانه ها و ارتباط با بخش بازرگانی رسانه.)

*|روابط عمومی موظف است تمامی اخبار رسانه های داخلی و خارجی را هر روز رصد کرده و مطالب مستقیم و غیر مستقیم با سازمان را در دستور کار اقدامی و اجرایی خود قراردهد.

*|روابط عمومی موظف است با سایر روابط عمومی ها ارتباط داشته باشد. این ارتباط موجب اقدامات مشترک در اجرای برنامه ها و طرح ها و یا اقدامات رسانه ای و تبلیغاتی خواهد بود.

*|ایجاد پایگاه اطلاع رسانی سازمان و سردبیری و مدیریت محتوای سایت با روابط عمومی است.

*ایجاد اکانت ها و کانال ها و فضاهای اختصاصی سازمان در فضای مجازی و مدیریت و کنترل آن با روابط عمومی است.

*|روابط عمومی موظف است با نهادها و سازمان های ملی و قانونگذاری برای معرفی و وظایف سازمان مرتبط شود.

*بررسي ديدگاهها و سنجش افكار عمومي مردم، مخاطبان و خدمات گيرندگان در چهارچوب وظايف و در قالب طرحهاي تحقيقاتي و ارائه نتايج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهاي اجرايي مطلوب و تدوين طرحها و برنامه‌هاي اجرايي و ارتباطي مناسب از وظایف روابط عمومی سازمان است.

*|دريافت يا خريد كتب نشريات، نرم افزارها و اپلیکیشن های صوتی و تصويری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهاي رايانه‌ای و ديگر اطلاعات، اسناد و مدارك مورد نياز ايجاد و اداره كتابخانه و آرشيو اطلاعاتی، مطبوعاتي، سمعي و بصري و رايانه‌اي مرجع در ارتباط با فعاليتهاي سازمان و روابط عمومي با روشهاي پيشرفته به‌منظور كاربردهاي ارتباطي و استفاده همكاران سازمان بر عهده روابط عمومی است.

*پيگيری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعكاس نتايج حاصل برعهده روابط عمومی است.

*|فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل ميان مردم و مسئولان سازمان از طريق برگزاری ملاقات عمومی، مصاحبه با رسانه‌هاي گروهی، برپايی سخنرانيها – ترتيب سفرها، بازديدها و ملاقاتها برعهده روابط عمومی است.

*پشتيبانی، تحليل و توجيه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرايی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی با روابط عمومی است.

*|برقراری جلسات داخلی و ايجاد نظام پيشنهادها و انتقادها و انعكاس پيشنهادها و انتقادهای كاركنان به مسئولان را باید روابط عمومی انجام دهد.

*روابط عمومی سازمان وظیفه ايجاد وحدت رويه و نظارت بر حسن اجراي امور انتشاراتی، تبليغاتی و ارتباطی سازمان را دارد.

*|اجرای امور نگارشی و هنری در زمينه‌های تبليغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مركزی

*اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبليغی و هنری در قالبهای گوناگون به همكاران که البته با فعالیت های برخی از بخش ها مانند بسیج سازمان تداخل نداشته باشد.

*|روابط عمومی باید بخشهایی از وظایف خود را به بخش خصوصی واگذار کند تا بتواند وقت و فرصت بیشتری برای اجرای وظایف خود داشته باشد. عقد این قراردادها با روابط عمومی است.

*روابط عمومی باید هر سال طرح ها و برنامه و بودجه خود را تهیه و تدوین و به مدیر سازمان ارائه کند.

*|انتشار عملكرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانين مصوب برعهده روابط عمومی است که معمولا یا در نشریات محلی و یا به صورت نشریه و همزمان در سایت اطلاع رسانی سازمان منتشر می شود.

* ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان

*|حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و … این در حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.

*برگزاری نشست های خبری به صورت فصلی یا شرایط با حضور خبرنگاران تخصصی حوزه سازمان

*|ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی استان ها (مدیر روابط عمومی باید همان نظم و مقررات سازمانی خود را در ساختار استانها هم برقرارکند و ارتباط با روابط عمومی سازمان ها به طور مستمر باشد)

*مگر می شود کتاب یا جزوه یا بولتن یا ایجاد گروه و کانال در فضای مجازی و … در زیر مجموعه سازمان بدون اطلاع روابط عمومی انجام شود. وقتی این امور سرخود انجام شد نشان دهنده عدم اقتدار روابط عمومی است.

*|تولید محتوا در قالب فیلم- سریال- تاتر- موشن گرافی- کاریکاتور- اینفوگراف و سایر ابزارهای تبلیغاتی با هدف ارائه عملکرد سازمان 

*ارتباط با هنرمندان- چهره ها- شخصیت ها- انجمن ها- نهادهای اجتماعی

*|مطالعه و بررسی قوانین، مقررات و بخشنامه‌ها و آئین‌نامه‌های اجرائی بالا دستی و به روز 

*اطلاع رسانی به موقع در مواقع بحرانی

اگر بخواهم می توانم غیر از این ۳۱ مورد تا 100 بند دیگر هم بنویسم اما اهم وظایف همین است و سایر وظایف در چارچوب وظایف یک مدیر خلاصه می شود. مدیر روابط عمومی باید تیم خوبی همراه داشته باشد. تیم روابط عمومی نباید کارمند محور و بر اساس ساعت کار و اضافه کاری کار کنند. اگر به من باشد می گویم روابط عمومی سامان ها باید از بخش خصوصی انتخاب شوند نه کارمندان …

در شرح وظایف روابط عمومی ما موضوع تشریفات و امور بین الملل هم داریم که برخی سازمان ها ادغام است و برخی جداگانه هستند. اما یک مدیر روابط عمومی باید الفبای تشریفات را هم بداند و با بخش پشتیبانی هماهنگ باشد.

اینکه استاندار از سازمان شما بازدید دارد و بنر بزنید خیر مقدم می گوییم و کل سازمان جلوی درب توی خیابان منتظر باشد با تشریفات حرفه ای بسیار متفاوت است. اینکه کل کارمندان در آشپزخانه سازمان کوفته می خورند و غذای میهمان جوجه کباب از سرکوچه سازمان است و غذا را با فویل فلزی روی میز می گذارند تشریفات نیست. اینکه نوشابه خانواده را وسط میز می گذارند و بعد از ناهار روی همان میز جلسه برگزار می شود تشریفات نیست. اینکه همه را مجبور کنید اول نماز بخوانند و درب سالن افطار را قفل کنید و گروهی از مدیران پشت درب بمانند تا نماز بقیه تمام شود تشریفات نیست. داعش هم این تشریفات را ندارد …. کلا در ایران تشریفات سلیقه ای است. وقتی هر فردی مدیر روابط عمومی می شود هر فردی هم مدیر تشریفات می شود.

مدیران عزیز روابط عمومی و تشریفات خوب عزت کشور و سازمانت را در بردارد و عملکردهای سازمان به درستی و حرفه ای منتقل می شود.

سید هادی کسایی زاده/ مدرس

اخبار روز را با جامعه خبر بخوانید./